Uzatvorili ste rok, podali ste daňové priznanie a chystáte sa založiť dokumenty do archívu. Zrazu však zistíte, že v archíve nie je miesto. Dôvody môžu byť dva. Buď máte malý archív, alebo pravidelne nevyraďujete staré dokumenty. V tom prvom prípade Vám nepomôžeme. S tým druhým Vám vieme poradiť.
Evidovanie, tvorba, ukladanie, ochrana a vyraďovanie dokumentov vznikajúcich pri činnosti spoločnosti sa riadi internou smernicou vychádzajúcou zo zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach.
Zákon delí pôvodcov registratúry (rozumej organizácie) na tri skupiny.
Do prvej skupiny patria orgány verejnej správy a právnické osoby zriadené zákonom. Tieto subjekty pri svojej činnosti vytvárajú dokumenty s trvalou dokumentárnou hodnotou. Takéto dokumenty sú označené znakom hodnoty “A” a po uplynutí doby ich archivácie v organizácii sa odkladajú do štátneho archívu (napr. dokumenty vznikajúce pri činnosti súdov, matrík, polície...). Archivovanie týchto dokumentov sa riadi registratúrnym poriadkom, ktorý schvaľuje príslušný štátny archív.
Druhou skupinou pôvodcov registratúry sú klasické hospodárske subjekty (spoločnosti s ručením obmedzeným, akciové spoločnosti, neziskové organizácie...). Nároky na prácu s dokumentmi vznikajúcimi pri činnosti týchto organizácií nie sú už také prísne. V ich prípade nie je nutné vypracovávať registratúrny poriadok, stačí mať spracovaný registratúrny plán. Nakoľko však pri činnosti týchto subjektov taktiež vznikajú dokumenty s trvalou dokumentárnou hodnotou (napr. účtovné závierky), treba si dať registratúrny plán schváliť miestne príslušnému štátnemu archívu.
Treťou skupinou pôvodcov registratúry sú subjekty, ktoré nemusia mať spracovaný ani registratúrny plán, ani registratúrny poriadok. Sú to spoločnosti, ktorých účtovná závierka nepodlieha povinnému auditu (malé spoločnosti s ručením obmedzeným, SZČO, SHR, autori, podnikajúci na základe autorského zákona). U týchto organizácií nevznikajú dokumenty s trvalou dokumentárnou hodnotou a uchovávanie dokumentov prebieha v súlade s metodickým návodom ministerstva vnútra.
Podľa toho, do ktorej skupiny pôvodcov registratúry Vaša organizácia patrí, treba spracovať registratúrny plán, registratúrny poriadok alebo internú smernicu pre správu dokumentov. V súlade s internou smernicou bude následne prebiehať aj vyraďovacie konanie (skartácia dokumentov).
Predmetom skartácie môžu byť len dokumenty, ktorým uplynula lehota uloženia. Lehota uloženia jednotlivých dokumentov sa riadi buď osobitnými právnymi predpismi (daňový poriadok, zákon o účtovníctve), alebo ju určuje vedenie spoločnosti (pri dokumentoch, ktoré nepodliehajú kontrole príslušných orgánov, ako sú objednávky, zápisy z porád....).
Predtým, ako pristúpite k vyraďovaciemu konaniu, nezabudnite požiadať príslušný štátny archív o udelenie súhlasu so skartáciou. Súhlas je potrebný z dôvodu, že pri skartácii dokumenty bez trvalej dokumentačnej hodnoty nenávratne zaniknú.
Žiadosť o skartáciu, zasielaná do archívu, pozostáva z nasledovných dokumentov:
- návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov
- zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty "A"
- zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty "A"
- zoznamu odovzdávaných dokumentov
Potiaľ zákon. Z praxe však musíme uviesť skúsenosť, že aj keď netvoríte dokumenty s trvalou dokumentačnou hodnotou, štátny archív má právo niektoré Vaše dokumenty preklasifikovať. Môže ich teda preradiť zo skupiny bez trvalej dokumentačnej hodnoty do skupiny so znakom hodnoty "A". Preklasifikácia sa zväčša týka účtovných závierok. Tie treba následne odovzdať do archívu.
Ak raz dokumenty vyradíte a skartujete, je dobre mať ich uložené v elektronickej podobe. Mnohé informačné systémy už elektronický archív spracovaný majú. EIB LLARIK samozrejme tiež. V prípade, že by ste takéto dokumenty z rôznych dôvodov potrebovali (napríklad riešenie poistnej udalosti pri krádeži), akoby ste ich v elektronickom archíve našli.
A ešte jeden typ na záver. Keďže sa všetci chceme správať zodpovedne, robíme to aj u nás vo firme. Dokumenty vyraďujeme formou skartácie a skartovaný materiál odovzdávame miestnemu veterinárovi na podstielku. Sme stopercentne ekologickí.
