Došlá pošta, účtovníctvo, schvaľovacie procesy
Digitalizácia firemných procesov už dávno nie je len o papieroch a skeneroch. Dnes ide o komplexný prístup, ktorý zahŕňa spracovanie dokumentov, automatizáciu účtovníctva aj digitalizáciu interných schvaľovacích procesov.
Firmy, ktoré tieto oblasti zautomatizujú, dosahujú výrazné úspory, zrýchlenie toku informácií a minimalizáciu chýb. Jednou z najrýchlejšie rastúcich oblastí je digitalizácia došlej pošty a s ňou spojené vyťažovanie dodávateľských faktúr – no to je len začiatok širšej transformácie.
Digitalizácia došlej pošty – vstupná brána do automatizácie
Každá organizácia denne prijíma množstvo dokumentov – či už e-mailom, poštou alebo cez dátové schránky. Ich ručné spracovanie je zdĺhavé, neefektívne a často vedie k stratám informácií.
Digitalizácia pošty zabezpečuje, že každý dokument (napr. faktúra, objednávka, zmluva, oznámenie) sa automaticky dostane do centrálneho systému, kde je:
- elektronicky zaevidovaný
- prekonvertovaný do digitálnej podoby
- dostupný oprávneným používateľom v rámci firmy
- priradený k správnemu procesu alebo osobe na spracovanie
Takto digitalizovaná pošta sa stáva vstupnou bránou pre následnú automatizáciu ďalších činností – predovšetkým v účtovníctve a ekonomike.
Vyťažovanie dodávateľských faktúr pomocou OCR a AI
Po naskenovaní alebo prijatí elektronickej faktúry nasleduje proces vyťažovania dát. Moderné riešenia využívajú technológie OCR v kombinácii s umelou inteligenciou (AI), ktoré dokážu:
- automaticky identifikovať typ dokumentu (napr. faktúra, objednávka, dobropis)
- vyťažiť kľúčové údaje (IČO, DIČ, dátumy, sumy, variabilný symbol, číslo účtu atď.)
- validovať správnosť dát (napr. kontrolou IČ DPH v registri, formátu IBAN či splatnosti)
- naučiť sa rozpoznávať nové typy faktúr od rôznych dodávateľov
Údaje sa následne automaticky prenesú do ERP systému, kde sa faktúra spáruje s objednávkou, zmluvou alebo projektom.
Tým sa eliminuje potreba manuálneho prepisovania údajov – čo výrazne zrýchľuje účtovný cyklus.
Automatizácia účtovníctva – od evidencie po zaúčtovanie
Digitalizácia dokumentov vytvára predpoklad pre ďalší krok – automatizáciu účtovníctva.
Moderné ERP systémy dnes umožňujú:
- automatické zakladanie účtovných dokladov z vyťažených dát
- spárovanie prijatých faktúr s objednávkami alebo dodacími listami
- automatické účtovanie podľa preddefinovaných šablón (napr. opakujúce sa dodávky, služby, nájomné)
- kontrolu DPH a účtovných predpisov
- reporting v reálnom čase – pre účtovníkov, manažment aj kontrolu cashflow
Takéto riešenie výrazne znižuje administratívnu záťaž účtovníkov, minimalizuje chyby a skracuje čas od prijatia faktúry po jej zaúčtovanie.
Automatizované schvaľovacie procesy vo firme
Kľúčovým článkom digitalizácie je aj elektronické schvaľovanie dokumentov.
Papierové podpisovanie a e-mailové schvaľovania nahrádzaje digitálny workflow, ktorý je:
- plne integrovaný s ERP systémom
- prispôsobiteľný podľa typu dokladu a organizačnej štruktúry
- transparentný – každý krok má svojho schvaľovateľa a časovú stopu
Typický proces môže vyzerať takto:
- Faktúra je automaticky prijatá a vyťažená
- Systém priradí zodpovedného schvaľovateľa podľa projektu, oddelenia alebo sumy
- Schvaľovateľ dostane notifikáciu (napr. e-mail alebo mobilné upozornenie)
- Po schválení sa faktúra automaticky zaúčtuje a pripraví na úhradu
Takýto workflow zabezpečuje úplnú transparentnosť, rýchlosť a kontrolu nad schvaľovaním, pričom eliminuje chybné alebo oneskorené schválenia.
Prepojenie všetkých procesov v ERP systéme
Najväčšiu pridanú hodnotu prináša prepojenie všetkých týchto procesov do jedného celku:
- došlá pošta → vyťažovanie dokumentov → automatické účtovanie → elektronické schvaľovanie → archivácia
ERP systém sa tak stáva centrálnym nervovým systémom firmy, ktorý automaticky spracováva informácie a uvoľňuje zamestnancom ruky od rutinných činností.
Výhody pre firmu
Zavedením digitalizácie a automatizácie týchto procesov firma získa:
- až 70–80 % úsporu času pri spracovaní dokumentov
- elimináciu chýb a duplicít
- rýchlejší priebeh účtovného cyklu a skrátenie doby schvaľovania
- prehľad o stave záväzkov a cashflow v reálnom čase
- bezpapierovú kanceláriu a bezpečnú archiváciu podľa legislatívy
Záver
Digitalizácia došlej pošty, vyťažovanie faktúr, automatizácia účtovníctva a elektronické schvaľovanie predstavujú ucelený reťazec moderného digitálneho podniku.
Ide o investíciu, ktorá sa firmám vracia v podobe efektivity, presnosti a strategického prehľadu nad procesmi.
Aj náš ERP systém poskytuje všetky výhody digitalizácie firemných procesov – od spracovania dokumentov cez automatizované účtovníctvo až po schvaľovacie workflowy, ba aj niečo navyše, automatickú banku, o ktorej sme už písali v minulosti.
Pomáhame tým firmám prejsť na efektívnejší, papierovo nenáročný a plne digitálny spôsob riadenia.
