Prvá časť.
S účinnosťou od 1.4.2019 sa významne mení spôsob evidovania hotovostných tržieb na Slovensku. Týmto dátumom totiž vstupuje do platnosti povinnosť používania tzv. ekasy pri príjme hotovosti.
Ekasa je systém evidencie pokladničných dokladov v reálnom čase na centrálnej databáze finančnej správy. Pre správne fungovanie celého systému je nutné na strane podnikateľa vymeniť existujúce riešenie (elektronická registračná pokladnica) za nové riešenie (systém ekasa-klient). Pod pojmom ekasa-klient rozumieme :
- on-line registračnú pokladnicu
- Virtuálnu registračnú pokladnicu
Keďže virtuálna registračná pokladnica už funguje dlhší čas, budeme sa v tomto príspevku venovať najmä on-line registračnej pokladnici.
Zákon definuje on-line registračnú pokladnicu ako súbor pokladničného programu, chráneného dátového úložiska (hardvérová súčiastka) a hardvérových prostriedkov (tlačiareň + hardver umožňujúci pripojenie na portál finančnej správy, napr. počítač, tablet, notebook...) ktoré zabezpečia komunikáciu so systémom ekasa cez integračné rozhranie.
Úlohou on-line registračnej pokladnice je teda zabezpečiť, aby sa všetky pokladničné doklady, ktoré podnikateľ vystavuje pre svojho zákazníka, zaznamenali pomocou dátovej správy v osobnej internetovej zóne podnikateľa, zriadenej na webovom sídle finančnej správy.
Pokladničný program a chránené dátové úložisko musia spĺňať zákonom presne stanovené požiadavky a musia prejsť procesom certifikácie. Certifikačný proces ako aj rozhodnutie o certifikácii vydáva Colný úrad Bratislava. Rozhodnutie je platné 5 rokov. Zoznam certifikovaných pokladničných programov a chránených dátových úložísk (ďalej len CHDU) je zverejnený na portáli finančnej správy. Podnikatelia sú povinní používať len také programy a CHDU, ktoré prešli riadnou certifikáciou a majú vydané právoplatné rozhodnutie. Preto odporúčame pred zakúpením novej on-line pokladnice preveriť si dodávateľa, či jeho produkt patrí do zoznamu certifikovaných produktov.
Pozor: Systém on-line pokladnice je odlišný od elektronickej registračnej pokladnice (ďalej len ERP), kde pri vydávaní DKP sa dokladal ku každej pokladnici certifikát a pracovník daňového úradu kontroloval jeho platnosť. Pri on-line pokladnici je za správnosť používaného programu a CHDU zodpovedný sám podnikateľ.
On-line registračnú pokladnicu môžu podnikatelia začať používať od 1.apríla 2019. Zákon zároveň stanovuje prechodné obdobie na tri mesiace. To znamená, že najneskôr 1.7. 2019 zaniká možnosť používania elektronickej registračnej pokladnice a vzniká povinnosť používania ekasy.
Pri prechodnom období je jedna výnimka. Týka sa povinnosti evidencie tržieb pre novovzniknutých podnikateľov, teda tých, ktorí začnú evidovať tržby po 1.4.2019. Takíto podnikatelia už budú musieť používať na evidenciu hotovostných tržieb ekasu.
Príklad: Podnikateľ s troma prevádzkami si dňa 15.4. 2019 otvorí novú prevádzku. Nakoľko evidoval tržby už pred platnosťou nového zákona, aj na tejto prevádzke môže ešte evidovať tržby pomocou ERP.
Nevyhnutnou podmienkou pre používanie systému ekasa je okrem zabezpečenia certifikovaného hardvéru a softvéru aj internetová konektivita. Aktuálne však na Slovensku existujú oblasti, kde internet nie je dostupný. V takomto prípade, ak podnikateľ nemá na predajnom mieste internetový signál, musí požiadať daňový úrad o povolenie odkladu zasielania údajov z on-line registračnej pokladnice do systému ekasa. Žiadosť sa podáva elektronicky a k žiadosti sa pridáva potvrdenie od príslušného operátora. Daňový úrad vydá rozhodnutie o povolení odkladu.
Podnikateľ však aj napriek vydaniu takéhoto rozhodnutia musí evidovať všetky informácie o vystavených dokladoch pomocou on-line pokladne. Tieto informácie sa ukladajú do CHDU a podnikateľ je povinný do 30 dní od ich uloženia odoslať všetky informácie pomocou dátovej správy do systému ekasa.
Preložené do ľudskej reči, aj tí podnikatelia, ktorí nemajú prístup k internetu, budú si musieť zadovážiť on-line pokladnice a raz za 30 dní odoslať všetky informácie, ktoré budú mať uložené v chránenom dátovom úložisku do svoje osobnej internetovej zóny zriadenej na portáli finančnej správy.
V druhej časti seriálu o ekase sa budeme venovať spôsobu vystavovania pokladničných dokladov a ich obsahovej náplni.
